Mengelola Kartu Hutang
PENGERTIAN
HUTANG
Utang
adalah Kewajiban suatu badan usaha / perusahaan kepada pihak ketiga yang
dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu
sebagai akibat dari transaksi di masa lalu.
PENGGOLONGAN
HUTANG
Utang perusahaan digolongkan
menjadi :
a.Utang jangka pendek adalah
utang yang jatuh tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh :
utang usaha / dagang, utang wesel, beban yang masih harus dibayar , utang
hadiah, utang garansi dan lain lain.
b.Utang jangka panjang adalah
utang yang pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu
tahun. Contoh : utang hipotik, utang obligasi, utang bank dan lain – lain.
FUNGSI YANG
TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Pembelian
Dalam
sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengeluarkan
memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti
yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi
ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai
dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi
pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini
bertanggung jawab untuk mencatat :
a. Transaksi
retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b.
Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu
persediaan.
c.
Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti
kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.
CATATAN
AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang adalah
sebagai berikut:
A. Jurnal Retur Pembelian atau
Jurnal Umum
Jurnal Retur Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang
mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang. Jika perusahaan tidak
menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi transaksi retur pembelian,
perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi tersebut.
B. Kartu Persediaan
Dalam
sistem retur pembelian, kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya
harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada
pemasoknya.
C. Kartu Utang
Kartu
utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat
penegembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan
memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama
debitur.
METODE
PENCATATAN HUTANG
A. Account
Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam
account payable procedure adalah :
1. Faktur dari pemasok dicatat
dalam jurnal pembelian.
2. Kwitansi tanda terima uang
yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan
(remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa
pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang
digunakan dalam account payable procedure adalah:
1. Kartu Utang, digunakan
untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
2. Jurnal pembelian, digunakan
untuk mencatat transaksi pembeian.
3. Jurnal pengeluaran kas,
digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang
lain.
Prosedur pencatatan utang
dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok
telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat
dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal
pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap
kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur
dibayar :
3. Cek dalam jurnal
pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal
pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang
diposting kedalam kartu utang.
B. Voucher
Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam
dalam voucher payable procedure :
Bukti kas
keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check).
Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu :
1. Sebagai surat perintah
kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum
didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan
kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice).
3.sebagai media untuk dasar
pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
Catatan akuntansi yang
digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar
(voucher register)
2. Register cek (check
register)
Prosedur pencatatan utang
dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi :
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures
dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher
procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi
dari pemasok disimpan dalam arsip sementara
menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher
procedures dengan dasar waktu (accrual basis).
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang
dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang
kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam
register bukti kas keluar (voucher register).
2. Build-Up Voucher
Procedures.
Dalam
prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu
faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)
KARTU UTANG
A. Pengertian Kartu Utang
Utang adalah kewajiban suatu badan
usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan
aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di
masa lalu. Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi
utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada
kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang,
formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir
pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor
bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.
Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu
:
Transaksi pembelian secara
kredit.
Transaksi retur pembelian
secara kredit.
Transaksi pembayaran
utang.
Membukukan Data Mutasi
Utang ke Kartu Utang
1. Dokumen mutasi utang
Seperti yang kita ketahui bahwa catatan
akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan
jurnal pengeluaran kas. Seperti halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga
membutuhkan catatan yang menunjukan utang kepada masing-masing kreditor (orang
yang memberi utang). Untuk itu, perlu disediakan rekening kontrol, yang disebut
utang dagang di buku besar dan rekening-rekening utang kepada masing-masing
kreditur dalam buku pembantu utang (kartu utang). Jadi, untuk satu kreditor
disediakan satu buku pembantu utang. Dasar didalam kartu utang ini
adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.
a. Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal
pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti
halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat
pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan).
b. Jurnal pengeluaran kas
Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi
yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang meliputi
pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang
berhak menerima.
Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan
dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi yang biasa
terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering membuka transaksi
utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.
2. Prosedur
pencatatan transaksi utang
Untuk kepentingan informasi mengenai
kepada siapa perusahaan mempunya utang dan berapa besarnya, perusahaan harus
menyediakan buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat
mencatat perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap kali transaksi
pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai
berikut:
a. Dalam jurnal
pembelian, untuk keperluan posting keperkiraan (akun) pembelian dan perkiraan
(akun) utang.
b. Dalam buku besar
pembantu utang, pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.
Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan utang
dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam pencatatan
buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan
perubahan utang.
Dalam buku besar, perkiraan utang dagang
akan menunjukan saldo untuk semua utang. Artinya seluruh utang akan dicatat
secara kolekif (gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor
dalam perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak
terdapat informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.
Lain halnya dengan buku besar pembantu
utang yang akan mencatat secara rinci terjadinya utang dan pelunasan pada
masing-masing kreditor. Satu lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama
kreditor. Tidak ada pencatatan secara kolektif.
Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi kartu
utang):
Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan
total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi
perbedaan berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan
pencatatan bisa terjadi pada saat:
a. Mencatat transaksi
dalam jurnal pembelian, atau
b. Pada saat mencatat
dalam buku besar pembantu utang.
Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang total saldo buku besar
pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap akhir periode. Dalam
hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan utang dagang dalam buku
pengendali atau perkiraan kontrol.
Contoh bentuk daftar saldo utang:
MELAKUKAN
PENGECEKAN SALDO HUTANG
1. Rumus Saldo
Utang
a. Rumus untuk pengecekan saldo utang
Saldo awal utang
xxx
Jumlah pembelian
kredit/buku pembelian xxx
Penjumlahan
xxx
Pembayaran utang
buku pengeluaran kas
xxx
Retur pembelian
xxx
Total pembayaran
dan retur
(xxx)
Saldo utang
akhir
xxx
b. Pencocokan saldo akun buku besar utang
dengan daftar saldo utang disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur
pengecekan saldo utang :
1) Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi
atas transaksi dan kartu utang setiap kreditor.
2) Memposting transaksi yang berasal dari catatan
buku jurnal ke dalam akun buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode
tersebut disajikan dalam laporan utang.
3) Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang
harus sama dengan catatan pada akun utang dagang.
2. Membuat
Laporan Utang
Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh
tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus
membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo
secara periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan
tanggal faktur pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak
penjual. Berikut penggolongan status utang.
a. Utang yang belum jatuh tempo
b. Utang dalam masa telah jatuh tempo
c. Utang yang belum dibayar
KESIMPULAN
Adapun kesimpulan mengenai Sistem Akuntansi Utang, yaitu :
1. sistem
akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi pembelian berupa
pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
2. dokumen
sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian barang adalah memo
debit dan laporan pengiriman barang.
3. metode
pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable procedure dan voucher
payable.
4. catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang,
jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.
Sumber materi:
http://mapelakuntansi.blogspot.com/2016/01/mengelola-kartu-hutang.html
Facebook
